Pourquoi abandonner les tableurs comme Excel au profit d’une solution de référentiel de données pour vos fiches produits ?
La rédaction de fiches articles peut souvent s’avérer complexe et chronophage. En fonction des demandes des distributeurs, le fournisseur doit adapter, modifier et normer son ou ses fichiers de données. Toutes ces variables représentent une véritable perte de temps au sein d’une entreprise.
Un tableur pour la gestion des données produits est-il encore pertinent ?
De nombreuses possibilités se sont ouvertes aux entreprises depuis quelques années grâce à la digitalisation. Le rapport au temps n’est plus le même, là où certaines tâches prenaient autrefois des heures, des jours voir des semaines, aujourd’hui elles ne prennent que quelques minutes. Les entreprises doivent donc s’adapter et aller vers un renouveau en ce qui concerne la gestion des données produits.
Les tableurs tels que Excel (ou ses alternatives gratuites), sont désormais connus de tous dans le monde professionnel. Depuis le milieu des années 80 le fameux tableur est souvent utilisé comme principal outils de gestion de données au sein de beaucoup d’entreprises.
Excel possède des qualités certaines et évidentes pour tous telles que sa souplesse et sa facilité d’accès. Cependant le tableur ne peut aujourd’hui plus répondre à tous les besoins et son utilisation a des limites.
L’aspect collaboratif est difficile
Le partage d’un tableur entre différents collaborateurs passe par un transfert du fichier complet ou la mise à disposition de celui-ci sur un réseau de partage. Les collaborateurs ne peuvent pas non plus apporter de modifications en simultanées et le confort d’utilisation en est réduit. Le travail en collaboration sur un fichier tableur demande donc beaucoup d’énergie et pénalise l’entreprise en terme de temps. Les erreurs s’y glissent aussi plus facilement.
Les fonctionnalités sont limitées
Les tableurs remplissent leur fonction quand il s’agit de saisir manuellement des données. Cependant leur traitement reste « basique » là où un logiciel sur-mesure s’adaptera aux besoins et sera capable d’aller bien plus loin : meilleure automatisation, tableaux de bord dynamiques, interfaces avancées, …
La saisie de données est approximative
La saisie des données sur Excel prend un temps considérable qui pourrait servir à bien d’autres projets.
Un logiciel sur-mesure quant à lui saura simplifier ces processus, en automatisant ce qui sera pertinent d’automatiser cela afin de renforcer la productivité de l’entreprise.
Pour toutes ces raisons, il est primordial aujourd’hui pour gagner en productivité, en temps et limiter les erreurs de se tourner vers des solutions des référentiels de données maitre qui seront bien plus adaptés aux besoins de l’entreprise.
Excel reste un outil pratique et très souple mais son utilisation au sein de l’entreprise doit changer afin que le temps de travail soit optimisé. Quand il s’agit de créer rapidement des feuilles de calculs transversales ou consolidées. Mais il ne doit pas être prendre le rôle d’un outil de gestion des données.
Pour accompagner les entreprises dans l’amélioration de leurs process en termes de gestion des données nous avons lancé SimpleOne.
SimpleOne est une solution de référentiel de données en 4 étapes (saisie de la fiche article, renseignement des conditions tarifaires, sélection des articles et tarifs à exporter et choix du destinataires) qui permet de standardiser et normer les fichiers de données pour gagner en temps, en productivité et en qualité.
Ainsi vos référencements sont approuvés, vos données sont fiabilisées et les échanges commerciaux sont réduits de moitié.
